Skrevet af

Jakob Kvistgaard, Infrastructure Specialist

At sige, at vi ikke kunne finde ud af at samarbejde før COVID-19, er at strække den. Men vi kan slå fast, at pandemien tog tendensen om den moderne arbejdsplads til et niveau, ingen troede muligt på så kort tid. Meget få af de nødvendige teknologier - for at kunne arbejde sammen på afstand - var reelt nye, men anvendelsen af dem blev central. Et nyt, globalt studie fra Cisco stiller skarpt på følgevirkningerne af COVID-19 og på, hvordan udstyr til at mødes og samarbejde for altid vil ændre måden, vi arbejder på.

Smells Like Teams Spirit

Den altoverskyggende platform til at mødes i professionelle sammenhænge i dansk erhvervsliv er Microsoft Teams. Teams er et collaboration tool (samarbejdsværktøj), men også en direkte platform til onlinemøder. Og netop udbredelsen og udvidelsen af funktionaliteten har gjort, at producenter af mødeudstyr kører en hæsblæsende konkurrence om at udvikle udstyr, tilpasset Teams. Det gælder også Cisco, som - efter at have været markedsledende på markedet for proprietære high-end mødesystemer - i dag er med i front i collaboration-feltet, hvor Teams bliver integreret.

En ny, hybrid virkelighed

Begrebet flexible working er helt centralt i tendensen med den hybride arbejdsplads og var undervejs før Corona. Men med pandemiens indtog tog det for alvor fart. Christian Raahave, Leader & Sales Specialist hos Cisco, har betragtet udviklingen både som producent og som arbejdsplads. ”Det helt overordnede tema har været den hybride arbejdsplads. Det er blevet meget tydeligt, at et arbejde er, hvad du laver, og ikke hvor du laver det”, siger han og fortsætter: ”Når en arbejdsplads fremover skal holde et møde, vil der stort set altid være én eller flere virtuelle deltagere i mødet”.

Konkret viser Cisco’s studie, at 98% af alle møder vil have mindst én deltager, som tilgår mødet fra en hjemmearbejdsplads. Studiet viser endvidere, at fremover vil 58% af os hjemmearbejde fra 8 dage og helt op til fuld tid – hver måned. Sidstnævnte udgør 12% - altså mere end hver 10. medarbejder, der kun arbejder hjemmefra. Dén udvikling krystalliserer de seneste par års udvikling af mødeudstyr og -systemer.

98% af alle møder vil have mindst én online-deltager

Kvalitet er ikke (længere) alt

Både Christian Raahave og edgemo’s egen Teams-ekspert, Jakob Kvistgaard byder ind på emnet: ”I dag handler det ikke kun om udstyr, men også om platform. Det klassiske telepresence-udstyr ses ofte som legacy, dog uden nødvendigvis at være det. Årsagen er, at de hybride løsninger har vundet indpas. Vi skal nu ikke kun lave flotte møderum, vi skal lave de bedste løsninger, fx så online- og onsite-mødedeltagere kan deltage på lige fod”, fortæller Jakob Kvistgaard og fortsætter: ”Det er blevet så utroligt vigtigt, at vi kan arbejde alle steder fra, at fleksibilitet vægtes over kvalitet. Der vil dog altid være brug for de store, flotte skærmsystemer - der er bare også kommet nye behov”. Christian Raahave fra Cisco supplerer: ”Alt, vi som producent udvikler, er nu centreret om funktionalitet. Det er lige før, at videokvalitet er old school. Teknologien skal understøtte brugerne, så de er så produktive som muligt”, lyder det. Fordums tids tunnelsyn på kvalitet som mødeudstyrets primære konkurrenceparameter, må nu se sig udfordret af noget så grundlæggende som funktionalitet. Til brugernes store fortjeneste.

Kun få virksomheder er helt klar

Cisco’s undersøgelse sætter også spot på dér, hvor vi virksomheder ikke er nået på omgangshøjde med udviklingen. For ændringer i samfundet drives ofte af teknologisk udvikling, eller også tilpasses teknologien samfundets udvikling. Betingelserne for den moderne hybride arbejdsplads rummer begge dele: fx er Modern Workplace-terminologien skabt ud fra en teknologisk udvikling, men med COVID fik vi pludselig uhyre travlt med at tilpasse systemer til en helt ny virkelighed.

Christian Raahave bekræfter, at forbavsende få virksomheder herhjemme er klar til den nye virkelighed. ”COVID-nedlukningen eksploderede antallet af opkoblinger på alverdens online mødeplatforme. I Cisco oplevede vi en femdobling. Men paradokset er stadig, at 70-80% af alle mødelokaler i Danmark ganske enkelt ikke er egnet til at understøtte virtuelle deltagere. Det er meget lavt set i forhold til, at det er en udvikling, som har haft et relativt langt tillløb”, fortæller han og uddyber: ”Vi kender alle eksemplet med, at man lægger en telefon på medhør ved siden af mødelokalets udstyr, når man skal have folk udefra med. Det er langt fra en optimal løsning”, siger han.

Jakob Kvistgaard supplerer: ”Det kan siges kort: ”Click to join! Kom væk fra den intermistiske mødelokale-pc med webcam, mus og tastatur. Væk fra det håndbyggede, hvor man skal logge på. Mødelokaler skal være lige til at gå til, og det skal ikke være nødvendigt at booke it-afdelingen en halv time før personalemødet for at sikre, at alt virker – hvilket desværre er virkeligheden i mange virksomheder”.

70-80% af alle danske mødelokaler er ikke egnet til online-deltagere

Hybrid udvikling skaber bedre priser

Jakob Kvistgaard belyser en anden side af udviklingen, nemlig den økonomiske. ”Mødeudstyr har altid været bekosteligt. Før i tiden havde man kun dyre, proprietære systemer. I dag er udvalget større. Der kan kombineres på tværs af udstyr og platforme, og det giver i dag et bredt spænd fra helt billigt grej til meget dyre systemer. Og anvender man Teams, kan man komme afsted uden store omkostninger”, fortæller han. På den måde har den hybride udvikling skabt en form for demokratisering på markedet. Det er stadig muligt at investere tungt i store mødesystemer, men altså også i mindre setups, som vel at mærke ikke er håndbyggede Storm P-løsninger, men produkter skabt til at understøtte hybride møder – fx med Teams som platform – ét af nøgleelementerne i Cisco Collaboration.

Cisco har i årevis været med i den absolutte front på udvikling af mødesystemer, men for få år siden skabte de store bølger i udviklingshavet, da de åbnede op og lancerede dedikeret mødeudstyr, som netop kunne understøtte og facillitere Microsoft Teams. En virkelighed, som gav folk som Jakob Kvistgaard ekstra arbejde – og efter Corona et sandt efterspørgelses-boom.

Med frihed følger ansvar

Pandemi eller ej, så handler den moderne, hybride arbejdsplads om samarbejde. Collaboration. Og måske var det bare et wake-up call, vi alle havde brug for? Et nyt globalt studie fra Gartner viser, at hele 74% af CFOs forventer permanent at øge andelen af medarbejdere, som arbejder remote, fx hjemmefra. Men hvad med de gamle dyder? Hvem skal nu kigge medarbejderne over skuldrene og tjekke, at arbejdet bliver gjort? Svaret ligger i et andet spørgsmål: Hvorfor skulle man?

At fleksibiliteten er kommet for at blive, understøttes af et stort studie fra International Workgroup fra 2020, hvor hele 85% af  de adspurgte virksomhedsledere bekræfter, at produktiviteten er steget, efter at man har indført større fleksibilitet fx via hjemmearbejdspladser. Og på den anden side af bordet ville hele 80% af de adspurgte kandidater vælge en arbejdsplads med en fleksibel eller hybrid tilgang frem for en ”klassisk” organisation. Christian Raahave genkender tendensen og uddyber: ”Den gamle antagelse om, at arbejdet udføres bedst ved skrivebordet på kontoret kl. 8-16, er på vej ud. Under Corona oplevede vi i Cisco selv en spændende udvikling. For med fleksibiliteten og friheden tog medarbejderne langt mere ansvar”, siger han og fortsætter: ”Så med frihed kommer også mere ansvar, og dét er motiverende for medarbejderne. Måden, man arbejder sammen på remote, er mere tillidsbaseret. Men skal det lykkes ordentligt, er det påkrævet, at de rette værktøjer er tilgængelige”.

74% af CFOs forventer permanent at øge andelen af medarbejdere, som arbejder remote

Mindre kontorer – større arbejdspladser?

En arbejdsplads kan altså være alt fra medarbejderens hjem, toget og sommerhuset til skrivebordet på kontoret. Med den hybride arbejdsplads følger desuden en række nye overvejelser, fortæller Christian Raahave. ”I disse dage - kort før vi alle er vaccinerede - tænker mange virksomhedsledere over, hvad de fremadrettet skal tilbyde deres ansatte. Skal de have to dage hjemme om ugen eller tre? Og faktisk er der andre tunge overvejelser på vej ind. For næst efter lønudgifter er kontorarealer virksomhedens største udgift. Derfor ser vi nu en tendens til, at man spørger sig selv, skal vi konsolidere vores kvadratmetre? Det er en spændende udvikling, som vi først vil se effekten af, når Corona er blæst helt over”. Af de adspurgte større virksomheder i studiet fremgår det, at  overvejelser om at reducere størrelsen på kontorarealerne er et topfokus, og hele 53% ser allerede på konkrete muligheder i dén retning.

Hybrid Theory

Det korte svar på spørgsmålet; er der ingen anden udvej end at opgradere virksomhedens mødeudstyr til at være hybridt?, er: Nej… Og ræsonnementet går langt ud over at spare udgifter til rejser og diæter. Eller bekymringer om omkostninger til hjemmeopkoblinger og dedikeret mødeudstyr. Det handler om at kunne drive forretning. Medarbejdere skal fastholdes og nye tiltrækkes – og holder man fast i ”den gamle model”, bliver man udfordret.

Kunder og samarbejdspartnere, som ikke vil eller kan møde op fysisk, skal også favnes. Og den udvikling - som fx Cisco’s Collaboration-program lægger sig op ad med integrationen af Microsoft Teams - handler om netop disse ting. Samarbejde på tværs skal i dén sammenhæng tolkes bredt: På tværs af afdelinger, virksomheder, lande, systemer og enheder. Ude og hjemme. Mødeudstyr anno 2021 skal kunne favne meget, og for at nedbringe dén kompleksitet, udvikles ny funktionalitet – i ambitionen om at skabe det bedst mulige rum for at mødes og arbejde. Fysisk og virtuelt.

Der er ingen anden udvej end at opgradere mødeudstyret til at være hybridt

Tænd kontakten

Vil du vide mere?

Udfyld felterne, så kontakter vi dig senest næste arbejdsdag. Du er også altid velkommen på +45 69 89 88 00 eller info@edgemo.com - og i menuen under Kontakt finder du alle edgemo people's kontaktdata.