Modern Workplace & Devices

En Moderne Arbejdsplads bliver til

Fordommene står i kø, når snakken falder på it-administration i offentlige organisationer - "det er komplekst, trægt og uddateret". Men i edgemo oplever vi ofte, at virkeligheden gør fordommene til skamme. Heldigvis. Et eksempel, som på alle parametre bekræfter det, er Haderslev Kommune. De står i en transformation – et udtømmende og vellykket arbejde med at anlægge en Modern Workplace-strategi. De skaber en moderne it-organisation, som selv de mest fremmelige, private aktører kun tør drømme om.

Skrevet december 2020

Siden historien blev skrevet, har Henrik Holm skiftet jobfunktion. Det ændrer dog ikke historiens aktualitet eller Haderslev Kommunes tilgang til opgaven/projektet.

Den modne organisation

Den helt store forskel på før og nu i Haderslev Kommune handler om forankring af ansvar og om modning af hele organisationen. Hvem har ansvaret for en digitaliseringsproces og den omstilling, der følger? Er det it-afdelingen, medarbejderne, ledelsen...?

”Vi startede med essensen i omstillingen – det var tydeligt, at organisationen skulle modnes digitalt. Afdelingerne skulle selv kunne drive digitaliseringsprojekterne. Før i tiden bredte man standardløsninger ud, men som udviklingen er gået, har arbejdsformer og vilkår ændret sig meget på kort tid. Men før, vi bare kunne tage fat på den store omstilling, skulle modningen bredes ud. Og det er lykkedes at få placeret ansvaret i vores direktion. De har virkelig taget têten, så bevidsthed og ansvar er gået fra it-afdeling til direktion – og den skal nu arbejdes ud i organisationen. Det bliver en stor styrke for processen og organisationen”, fortæller Henrik Holm, It-leder, Haderslev Kommune.

Gør organisationen klar til forandring

"Før vi rullede nye tiltag og værktøjer ud, så vi på, hvordan vi skulle organisere it-området”, fortæller Henrik og fortsætter. ”Vi stod med to virkeligheder; en organisatorisk og en systemisk. Hvis man har en klassisk, central driftsafdeling, som skal sikre høj oppetid, så har man bare ikke båndbredde til at nå ud i krogene, og så sker det, at afdelingerne går solo. Og når problemerne så lander hos os, så siger vi jo, hvad er det, vi laver her? Det skulle stoppes. På systemerne står vi også overfor, at vores setup udløber inden for de kommende år. Vores servere og vores Citrix-miljø. Det nemmeste var bare at købe nye servere og forny Citrix, men på dén måde ændrer vi jo ikke fokus”.

Brugernes behov er nøglen til succes

Omdrejningspunktet i en Modern Workplace-strategi er brugerne. Brugernes arbejde, brugernes engagement og trivsel – brugernes behov. ”Vi har startet en rejse nu, hvor vores systemer skal tilpasses vores brugeres behov. Ikke omvendt. Vi er nødt til at sikre, at alle kan lave deres arbejde bedst muligt. Og hvis virkeligheden viser, at alle ikke kan løse deres opgaver med Citrix, ja så er Citrix nok ikke svaret i fremtiden. Derfor prøver vi at sikre brugernes behov”, lyder det fra Henrik Holm. ”Rejsen startede blandt andet med at opstille personaer for at optegne den rejse, vi skal på. Vores arbejdspladser skal kunne SÅ meget mere end før, og vi ved, at vores Citrix vil blive udfordret”.

Hvordan udfører en medarbejder sine opgaver bedst muligt? Henrik og Haderslev Kommune har i deres Modern Workplace-strategi bevæget sig langt væk fra én-for-alle-princippet og forsøgt at se på de enkelte opgavefunktioner.

”Tag nu fx en plejehjemsansat. Hvordan skal hun registrere sit arbejde? Skal hun skrive det ned på armen, eller skal hun have en applikation på en iPad? Før Corona havde vi godt 1500 pc’er og 1000 iPads ude, men det er løftet betragteligt nu. Vi valgte at handle hurtigt og proaktivt, men vi stod jo med en ny udfordring: HVORDAN kan vi håndtere alle disse end points? Men her har edgemo introduceret os til mulighederne med Intune, Autopilot osv.”, fortæller Henrik Holm (billedet).

En pandemi spænder ikke ben for den moderne arbejdsplads

Før den globale Covid19-pandemi var transformationen i Haderslev sat i gang. Mange enheder var kommet ud til brugerne, og man var i gang med at etablere en ny, fremsynet platform. ”Vi har gjort alt det, vi mener, er det rigtige. Vi står jo på en Office 365-platform, som er ret ny, så nu kan vi udnytte de mange muligheder”, lyder det.

"Den dag Mette Frederiksen lukkede Danmark ned, bestilte vi 200 nye pc’er, så vi med det samme kunne uddele disse til hjemmearbejde, og aktivere vores Teams-licenser, og så var vi klar. Maskinerne skulle bare startes op. Selv vores byrådsmøder blev afviklet på Teams helt fra start og endda med live stream”, fortæller Henrik Holm og uddyber: ”Modsat mange andre kommuner - og virksomheder for den sags skyld - så havde vi ikke udfordringer med at etablere VPN-forbindelser. Vi sikrede, at vores brugere havde de rigtige it-enheder, og så klarede Citrix og Office 365 hverdagen. Sharepoint og OneDrive havde vi allerede på plads, så det gik rigtig godt. Naturligvis kørte vi Teams før Corona, men vi kunne se på vores statistikker, at grafen fra dag ét gik lodret op. Det var en kæmpe succes, at vi var i gang”. 

Alle skal kunne arbejde – nemt, sikkert, effektivt

Essensen i enhver Modern Workplace-strategi vil være nogenlunde som overskriften her. Enkelt, men komplekst under overfladen. It er verdenskendt for at forstyrre – og forstyrrelser er produktivitetens fjende nummer ét. Derfor er alle de systemer, der gør enheder brugbare og værktøjer tilgængelige, meget kritiske på en arbejdsplads.

”På et tidspunkt skal alle tingene forbindes, og tingene skal rulles ud. Og med hensyn til konfiguration af enheder fik vi udfordringer. Her søgte vi hjælp hos edgemo. De sørger for, at alle maskiner udrulles klar til brug med de værktøjer, den pågældende medarbejder skal bruge. Grundinstallationen er derfor på plads, så vi har et fundament, vi kan skalere, når der købes flere enheder, eller hvis vi på sigt skal ud af Citrix. Her bliver det endnu mere vigtigt, at vi kan lægge pakker ind, så dér skal vi have et system, der virker.”

Håndteringen af enheder er ikke et brugervendt system, men stadig en meget central del af en Modern Workplace-strategi. Den muliggør en kontinuerlig produktivitet - og en høj sikkerhed.

Se, hvad der er i kassen

Og apropos sikkerhed: Det første, mange tænker på, når man taler om licenser, er penge - omkostninger. Især, når vi taler sikkerhed. Men sikkerhed er ikke nødvendigvis dyrt, for i mange tilfælde har man licenser til langt mere, end man selv tror. Da Henrik Holm trådte ind i Haderslev Kommunes it-organisation, var ét af hans første tiltag at se på netop det.

”Vi satte os ned og sagde, når vi bruger så mange penge på Office 365, hvad ER der så faktisk i kassen - og hvad bruger vi (ikke)? Vores ambition er at få fuldt udbytte af alt det, vi betaler for. Vi vil tage hele paletten i brug – det er vores filosofi. Som det er i dag, så ser vi på alle funktioner i Office 365 og tager det i brug, der giver mening”, siger han og forstætter. ”Vi prøver samtidig at se på, hvad vi har af eksisterende ting, som vi kan slukke for. Fx vores gamle SMS-token system. Det er erstattet af multifaktor – på dén måde nedbringer vi også kompleksiteten”. 

Det gode samarbejde

Henrik og hans hold har sat en strategi for, hvad de klarer selv, og hvad de lægger ud af huset. Men det handler ikke kun om opgaver og lavpraktik. ”Når vi bruger edgemo, så er det også for at opkvalificere os selv og hjælpe os med at forstå. Vi får fx løbende scores fra Microsoft, og så måler og justerer vi løbende”. Henrik kan godt lide at arbejde agilt. Prøve ting af løbende i stedet for et big bang.

”Vores sælger, Klaus Stuckert (billedet), er rigtig god til at skaffe de rette folk til vores møder og opgaver. Deres konsulenter er dygtige, og jeg oplever virkelig, at når de taler, så lytter mine folk, fx Kan man virkelig opsætte en pc automatisk? Så eksempelvis hvad automatisering angår, så gør de os klogere."

En af edgemo's projektledere, Mette Nobel, styrer vores teknikere – og edgemo-konsulenterne. Det erfarede vi hurtigt var nødvendigt”, griner Henrik Holm med henvisning til klassiske faldgruber i store it-projekter. ”Så sikrer vi, at deadlines overholdes. Fx da vi skulle omlægge alle vores iPads til Intune. De hjalp på det tekniske og med at styre processen. Så vi har et værdifuldt og godt samarbejde, og hvad væsentligt er; jeg valgte edgemo, fordi de kan det hele - fra Citrix til Microsoft. De vil ikke tvinge os væk fra hverken det ene eller det andet, og så sikrer det bredden i vores projekter”.

Står du, som Haderslev Kommune, overfor at skulle fastlægge en Modern Workplace-strategi, kan vi anbefale dig at kigge nærmere på vores Modern Workplace Workshop.

Tænd kontakten

Vil du vide mere?

Udfyld felterne, så kontakter vi dig senest næste arbejdsdag. Du er også altid velkommen på +45 69 89 88 00 eller info@edgemo.com - og i menuen under Kontakt finder du alle edgemo people's kontaktdata.