Software-pakketering til Jammerbugt Kommune

23. maj 2022

Digital Workplace
Managed Services
Professional Services
Microsoft
Case story

At udviklingen går imod it leveret som services, er de fleste bekendt. Og tendensen går på tværs af brancher og igennem både det private og det offentlige. Især sidstnævnte er med til at bryde nye vande. I Jammerbugt Kommune er man stævnet ud mod nye horisonter med et moderne og fremtidssikret drifts-setup i lasten. En kombination af inhouse spidskompetencer og eksterne it-services – en god pakkeløsning.

Skrevet maj 2022

Store forandringer er skyllet ind over it-branchen de seneste år. I Danoffice IT var vi med i front, da vi i 2015 søsatte vores første services, PC2go og SOFT2go – de første herhjemme, lanceret som abonnement – med korte bindingsperioder og lange fremtidsudsigter. Siden er det gået stærkt, og især har cloud- og outsourcing-udviklingen drevet nogle af de tunge agendaer. Kun overgået af sikkerhed, i sagens natur. Det har været sin sag at sætte sejl på så oprørte vande, og mange har da også oplevet grundstød og endda kæntringer. Men i Jammerbugt Kommune er man styret sikkert igennem. Med den rette besætning ombord og den rette fordeling af lasten.

”For tre år siden stod vi ved en skillevej, som så mange før os: Vi skulle skifte fra en ren Citrix-løsning til en mere Modern Workplace-orienteret løsning”, fortæller Henrik Bech, ansvarlig for it-driften i Digitalisering, IT & Indkøb i Jammerbugt Kommune. ”Det lyder voldsomt, men for os var det et egentligt paradigmeskifte, en transformation, at gå fra at sige, nu skal vi bare lige have styr på Citrix, og så til at sige, at vi skal have styr på ALLE vores enheder, med alt, hvad det indebærer”. Henrik fortæller også om, hvor meget det ikke-tekniske har fyldt på rejsen: ”På tre år er vi gået fra at være en traditionel it-afdeling med sølvpapirhatte og meget silobaseret fokus på teknikken, til at have fokus på at være et team med velfungerende processer”.

Det rette snit

De har været igennem en proces, som så mange andre de senere år: Hvor lægger vi snittet i forhold til interne kompetencer, og hvad lægger vi ud til eksterne? ”Vi har en dygtig og fremsynet Digitaliseringschef i Morten Hedegaard, og han har forankret en holdning i organisationen til, at vi skal kunne 40% af vores drift og vedligehold til fingerspidserne – resten dækker vi med gode samarbejdsaftaler”, siger Henrik og fortsætter: ”Og deraf kommer også vores samarbejde med edgemo (nu Danoffice IT). Det er en kobling af de rette kompencer inhouse, det rette beredskab og de rette processer. Jeg har en it-procesteknisk uddannelse, så jeg går meget op i de gode processer”.

Bløde pakker

Da Henrik og hans team hen imod slutningen af 2021 havde overblik over, hvor mange applikationer, der blev påvirket af flytningen ud af Citrix, skulle der træffes en beslutning. ”Fordi edgemo allerede havde hjulpet os med Citrix - og er samarbejdspartner på vores transition mod Modern Workplace - var det oplagt at præsentere dem for vores udfordring. Vi stod med omkring 420 applikationer, som i værste fald skulle pakkes sammen, og her bød de hurtigt ind og sagde, at hvis det handler om pakker, så har vi en løsning, der kan hjælpe med automatisering i det nye setup. Det ville vi jo gerne se nærmere på”, fortæller Henrik Bech. ”Vi fik sat en SCCM server op til at co-manage alle vores enheder i InTune. Det havde vi licenser til, og så var vi klar til at se på pakkerne. Vi havde omkring 420 applikationer, og da vi gik dem igennem med edgemo, stod vi med omkring 200 pakker til sidst. De sagde straks, at de kunne lave to tredjedele af alle pakkerne med fuld automatisering via SOFT2go med det samme. Det var meget attraktivt”.

Modsat andre organisationer har Henrik og Jammerbugt Kommune faktisk – og i høj grad – kompetencerne til at opbygge og vedligeholde softwarepakker selv, men igen bliver det et snit set i forhold til, hvordan driften gøres mest effektiv. ”Det er vigtigt for os, at vi er én eller flere, som selv kan lave pakkerne. Vi arbejder med SOFT2go, der også gør det muligt”, fortæller Henrik og understreger, at arbejdet med at komme i gang med SOFT2go var overskueligt: ”Vi havde kun to workshops på 4-5 timer med edgemo, og det har bragt os til det endelige setup, vi har i dag. Godt hjulpet af nogle spidskompetencer internt og hos edgemo, naturligvis”.

Kommunerne deler

Der var sammenfald på måden at anskue moderne it på. På den ene side os og på den anden, Henrik og hans team. ”Vi sagde, at når vi nu har alle disse pakker, hvorfor siger I så ikke til andre kommuner, at de faktisk er tilgængelige?”. Og med dét spørgsmål ramte Henrik plet i en allerede tændt idé. Vi var klar til endnu engang at skubbe på grænserne for udviklingen af moderne it ved at lave dele-services. Noget, som Henrik bestemt kunne se en pointe i: ”Vi spurgte dem, hvorfor ikke skabe en fælleskommunal platform, hvor vi kan hjælpe hinanden med at lave pakker? Eller vedligeholde pakker? For uanset om du hedder Læsø eller Københavns Kommune, er der et stort antal fælles softwarepakker. Så vi har faktisk kun opfordret dem til at gå i gang med at skabe denne udvidelse og videreudvikling”, lyder det.

Dermed så et nyt, dansk service-koncept dagens lys. Fortsat på et tidligt stadie, men vel undervejs. For i dag skal vi stå sammen om at minimere spild i it-branchen, så løsningen kommer også til at skabe et stærkt aftryk set i kontekst af grøn og mere bæredygtig it. ”Som jeg har set SOFT2go, så er det ligesom at komme ind i Teams. Når portalen at sat rigtigt op første gang, så kører det bare. Jeg er ikke datamatiker, men jeg kan sagtens se, det er intuitivt”, siger Henrik og fortsætter: ”Det betyder, at du som ny kommune i SOFT2go kan komme ind og se et meget stort antal pakker lige til at tage ned fra hylden, og resten kan man klare selv eller få hjælp til”.

God it. God proces.

”Vi har nu rullet alle vores pc'er i SCCM og kun været ude ved knap 2% af brugerne. Det er lykkedes rigtig godt. Men vi har også haft fokusgrupper med brugerne og holdt det helt transparent, så alle kan se sammenhængen”, fortæller Henrik og giver en status på transformationen væk fra deres gamle system: ”Cirka 80% af vores 1400 it-brugere har nu mulighed for at arbejde uden for Citrix, så vi er godt på vej. Vi har gearet vores it-afdeling procesmæssigt, og så skal vi geare hele organisationen til at arbejde i det nye. Det er den organisatoriske forandringsprocess vi står i nu”.

Et godt match

Overgangen til et nyt system og store forandringer generelt kan give grå hår og bekymrede miner i alle organisationer. Hos Henrik og hans team skulle nøglen til at minimere dette findes i samarbejdet med os. ”Jeg vil meget gerne rose mit eget og deres team. Da vi fik sat os ned og set hinanden i øjnene, og de fandt de rette personer til at køre vores proces".

"Morten Leth Hedegaard kunne tale med alle i teamet, og samarbejdet har været virkelig godt. Uden ham var vi simpelthen ikke kommet teknisk i mål på den korte tid”, lyder det. ”Vi har mange tænkere i vores afdeling, men Morten har kunnet skære igennem. Vi har haft et klart sammenfald på tilgange til processer, så der gik ikke mange minutter, før han og jeg talte om værktøjer og alt muligt andet proces-relateret. Og hvis han stødte på ting, han ikke kunne løse, så var han ikke for stolt til at hente hjælp i egen organisation. Meget løsningsorienteret, så alt i alt en fornøjelse”, slutter Henrik Bech, IT Driftkoordinator i Digitalisering, IT & Indkøb – Jammerbugt Kommune.